Privacyverklaring van de vergadering der Afgevaardigden van de Koninklijke Kynologische Unie Sint-Hubertus vzw

1. Algemeen

De Vergadering der Afgevaardigden van de Koninklijke Kynologische Unie Sint-Hubertus vzw (hierna: “De Vergadering der Afgevaardigden, VdA), met maatschappelijke zetel gevestigd te 2490 Balen, Wagenstraat 16, met ondernemingsnummer 0479.587.497, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd). In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
Als Vergadering der Afgevaardigden vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
De Vergadering der Afgevaardigden vzw houdt zich dan ook in alle gevallen aan De Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en de nationale wetgeving ter uitvoering van deze Verordening.
Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

De Vergadering der Afgevaardigden vzw
Wagenstraat 16
2490 Balen
secretarisgeneraal@vda-add.be

2. Betrokkenen - categorieën van persoonsgegevens – rechtsgronden en doeleinden verwerking – bewaartermijn persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden door de Vergadering der Afgevaardigden vzw verzameld en verwerkt op basis van verschillende doeleinden en rechtsgronden.
Dit brengt met zich mee dat:
- wij uw persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doeleinden en categorieën van persoonsgegevens worden hieronder beschreven in deze Privacyverklaring;
- de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- de persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
De Vergadering der Afgevaardigden vzw verwerkt de volgende soorten persoonsgegevens van de hieronder opgesomde betrokkenen en dit ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

1. Gegevens van contactpersonen (verantwoordelijken) van aangesloten clubs:

De volgende persoonlijke identiteitsgegevens worden bewaard in een digitaal bestand: naam, voornaam, adres, telefoonnummer en/of gsm-nummer, e-mail van de voorzitter, de secretaris en de penningmeester (verantwoordelijken) van elke aangesloten club.
De Vergadering der Afgevaardigden vzw verwerkt voornoemde persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
- omdat wij de uitdrukkelijke toestemming hebben gekregen om deze persoonsgegevens te verwerken;
- omdat de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting van de Vergadering der Afgevaardigden vzw;
- omdat de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de Vergadering der Afgevaardigden vzw dan wel voor de gerechtvaardigde belangen van derden.
De Vergadering der Afgevaardigden vzw verwerkt voornoemde persoonsgegevens voor de volgende welbepaalde doeleinden:
- voor de communicatie naar het publiek teneinde belanghebbenden de mogelijkheid te geven contact te nemen met de betrokken club;
- voor de communicatie binnen de vereniging (bv. nieuwsbrieven, interne wijzigingen);
- ter preventie van fraude of misbruik van positie (bv. door haar clubleden, keurmeesters of andere juryleden) en voor het versturen elke communicatie hierrond aan de bestuursleden van de aangesloten clubs;
- ten behoeve van IT- en netwerkbeveiliging.
De gegevens zijn enkel toegankelijk voor de betrokken contactpersonen via een persoonlijke logincode op de afgeschermde webpagina MYKKUSH via www.kkush.be alsook voor de Algemene Secretaris van de Vergadering der Afgevaardigden dan wel voor de IT-verantwoordelijken ten behoeve van IT- en netwerkbeveiliging.
De persoonsgegevens die door de club worden aangeleverd, worden ten laatste één maand na de algemene vergadering waarop de club werd uitgesloten of uittrede heeft genomen, definitief verwijderd.
De persoonsgegevens van de verantwoordelijken van een aangesloten club worden onmiddellijk na het bekendmaken aan het algemeen secretariaat van het beëindigen van het mandaat, definitief verwijderd.

2. Gegevens van leden van aangesloten clubs

De volgende persoonlijke identiteitsgegevens worden bewaard in een digitaal bestand: naam, voornaam, adres, telefoonnummer en/of gsm-nummer, e-mail, geboortedatum, taalstelsel en rijksregisternummer van de betrokken leden van elke aangesloten club.
De Vergadering der Afgevaardigden vzw verwerkt voornoemde persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
- omdat wij de uitdrukkelijke toestemming hebben gekregen om deze persoonsgegevens te verwerken;
- omdat de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting van de Vergadering der Afgevaardigden vzw ;
- omdat de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de Vergadering der Afgevaardigden vzw dan wel voor de gerechtvaardigde belangen van derden.
De Vergadering der Afgevaardigden vzw verwerkt voornoemde persoonsgegevens voor de volgende welbepaalde doeleinden:
- voor de interne communicatie binnen de vereniging;
- voor het versturen van nieuwsbrieven;
- voor de deelname door deze leden aan wedstrijden/tentoonstellingen erkend door de Vergadering der Afgevaardigden;
- ter preventie van fraude (bv. bij wedstrijden/tentoonstellingen erkend door de Vergadering der Afgevaardigden);
- ten behoeve van IT- en netwerkbeveiliging;
- ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst met de betrokken verzekeringsinstelling met het oog op het verzekeren van de leden van de aangesloten clubs en het in die zin opmaken van licentiekaarten.
De gegevens zijn enkel toegankelijk voor de leden via een persoonlijke logincode op de afgeschermde webpagina MYKKUSH via www.kkush.be indien deze laatsten hun persoonsgegevens rechtstreeks via deze weg hebben meegedeeld aan de Vereniging der Afgevaardigden vzw. Indien de persoonsgegevens van de leden aan de Vereniging der Afgevaardigden vzw zijn verstrekt aan een aangesloten club, dan kan de verantwoordelijke van de betrokken aangesloten club tevens toegang verkrijgen tot de betrokken gegevens via een persoonlijke logincode op de afgeschermde webpagina MYKKUSH. De gegevens kunnen tevens worden geraadpleegd door de Algemene Secretaris van de Vergadering de Afgevaardigden vzw dan wel voor de IT-verantwoordelijken ten behoeve van IT- en netwerkbeveiliging.
De gegevens worden één jaar na het uittreden van het lid bij de betrokken club definitief verwijderd.
Door zich lid te maken bij een bij de Vergadering der Afgevaardigden vzw aangesloten club, gaat betrokkene akkoord dat haar/zijn persoonsgegevens op de hierboven beschreven manier behandeld en bewaard worden. De (verantwoordelijken van de) aangesloten clubs zien erop toe dat het betrokken lid zich uitdrukkelijk en schriftelijk akkoord verklaart met huidige privacyverklaring van de Vereniging der Afgevaardigden.

3. Gegevens van deelnemers aan kynologische activiteiten

De volgende persoonlijke identiteitsgegevens worden bewaard in een digitaal bestand en in hard kopij: naam, voornaam en adres.
De Vergadering der Afgevaardigden vzw verwerkt voornoemde persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
- omdat wij de uitdrukkelijke toestemming hebben gekregen om deze persoonsgegevens te verwerken;
- omdat de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting van de Vergadering der Afgevaardigden vzw;
- omdat de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de Vergadering der Afgevaardigden vzw dan wel voor de gerechtvaardigde belangen van derden.
De Vergadering der Afgevaardigden vzw verwerkt voornoemde persoonsgegevens voor de volgende welbepaalde doeleinden:
- voor het versturen van nieuwsbrieven;
- voor het versturen van brieven van algemeen en persoonlijk belang (bv. na inschrijving voor een wedstrijd/tentoonstelling erkend door de Vergadering der Afgevaardigden vzw;
- ter preventie van fraude (bv. bij de inschrijving en/of deelname aan wedstrijden/tentoonstellingen erkend door de Vergadering der Afgevaardigden vzw);
- ten behoeve van IT- en netwerkbeveiliging.
De gegevens zijn enkel toegankelijk voor de deelnemers via een persoonlijke logincode op de afgeschermde pagina “MYKKUSH” op de website www.mykushh.be dan wel voor sectieleden (voorzitter, secretaris, adjunct-secretaris) of de verantwoordelijken van aangesloten clubs via MYKKUSH indien de persoonsgegevens aan deze laatsten werden bezorgd. Toegang tot deze persoonsgegevens kan ook steeds worden bekomen door de Algemene Secretaris van de Vergadering der Afgevaardigden vzw dan wel voor de IT-verantwoordelijken ten behoeve van IT- en netwerkbeveiliging. Indien de deelnemers zich hebben ingeschreven via een papieren inschrijvingsformulier, dan zullen deze gegevens toegankelijk zijn voor de sectieleden dan wel voor de verantwoordelijken van de aangesloten clubs (afhankelijk van bij welke entiteit de inschrijving werd ingediend) en in ieder geval voor de Algemene Secretaris van de Vergadering der Afgevaardigden vzw. Indien in voornoemd geval de deelnemer inzage dan wel aanpassing wenst van zijn persoonsgegevens, dan kan dit door het richten van een verzoek aan de Vergadering der Afgevaardigden vzw volgens de procedure opgenomen in titel V. “Rechten van de betrokkenen”.
De gegevens worden vijf jaar in hard kopij en digitaal bewaard. Nadien zal de Vergadering der Afgevaardigden vzw de gegevens definitief verwijderen.

Door in te schrijven voor een kynologische activiteit via sectieleden of verantwoordelijken van aangesloten clubs dan wel rechtstreeks bij de Vergadering der Afgevaardigden vzw, gaat de deelnemer akkoord met het feit dat zijn persoonsgegevens op de hierboven beschreven manier behandeld en bewaard worden. Ingeval de inschrijving plaatsvindt bij de sectieleden of verantwoordelijken van aangesloten clubs, dan zien deze erop toe dat het betrokken lid zich uitdrukkelijk en schriftelijk akkoord verklaart met huidige privacyverklaring van de Vereniging der Afgevaardigden vzw.

4. Gegevens van personen via het contactformulier op www.kkush.be

De volgende persoonlijke identiteitsgegevens worden bewaard in een digitaal bestand: naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer of gsm-nummer.
De Vergadering der Afgevaardigden vzw verwerkt voornoemde persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgrond:
- omdat de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de Vergadering der Afgevaardigden vzw.
De Vergadering der Afgevaardigden vzw verwerkt voornoemde persoonsgegevens voor de volgende welbepaalde doeleinde:
- voor het beantwoorden van de vraag die de betrokkene heeft gesteld aan de Vergadering der Afgevaardigden vzw.
De gegevens zijn enkel toegankelijk voor de Algemene Secretaris van de Vereniging der Afgevaardigden vzw en voor de IT-verantwoordelijken ten behoeve van IT- en netwerkbeveiliging
Nadat de door de betrokkene via deze weg gestelde vraag definitief werd beantwoord en de betrokkene hier geen verder gevolg meer heeft aan gegeven - zullen de betrokken persoonsgegevens onmiddellijk worden verwijderd.

5. Gegevens verkregen via de webshop van de Vergadering der Afgevaardigden

De volgende persoonlijke identiteitsgegevens worden bewaard in een digitaal bestand: naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer of gsm-nummer en adresgegevens.
De Vergadering der Afgevaardigden verwerkt voornoemde persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
- omdat wij de uitdrukkelijke toestemming hebben gekregen om deze persoonsgegevens te verwerken;
- omdat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst;
- omdat de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de Vergadering der Afgevaardigden vzw dan wel voor de gerechtvaardigde belangen van derden.
De Vergadering der Afgevaardigden vzw verwerkt voornoemde persoonsgegevens voor de volgende welbepaalde doeleinden:
- voor het verwerken en leveren van de door de betrokkene bestelde producten;
- voor het versturen van communicatie van algemeen en persoonlijk belang (bv. orderconfirmatie, leveringsbevestiging);
- ter preventie van fraude (bv. opgave van identiteit, betalingsgegevens);
- ten behoeve van IT- en netwerkbeveiliging.
De gegevens zijn enkel toegankelijk voor de Algemene Secretaris van de Vereniging der Afgevaardigden vzw en voor de IT-verantwoordelijken ten behoeve van IT-en netwerkbeveiliging.
De gegevens worden tot vijf jaar na de laatste aankoop in hard kopij en digitaal bewaard. Nadien zal de Vergadering der Afgevaardigden de gegevens definitief verwijderen.

6. Gegevens van (aspirant)keurmeesters – juryleden – ringpersoneel – sectieleden (voorzitter, secretaris en adjunct-secretaris)

De volgende persoonlijke identiteitsgegevens worden bewaard in een digitaal bestand: naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer of gsm-nummer, beslissingen omtrent het uitgeoefende mandaat
De Vergadering der Afgevaardigden vzw verwerkt voornoemde persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
- omdat wij de uitdrukkelijke toestemming hebben gekregen om deze persoonsgegevens te verwerken;
- omdat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst;
- omdat de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de Vergadering der Afgevaardigden vzw dan wel voor de gerechtvaardigde belangen van derden.
De Vergadering der Afgevaardigden vzw verwerkt voornoemde persoonsgegevens voor de volgende welbepaalde doeleinden:
- voor de publicatie naar het publiek teneinde belanghebbenden de mogelijkheid te geven contact te nemen voor bv. vragen, wedstrijden enz.;
- voor het versturen van communicatie van algemeen en persoonlijk belang;
- voor interne communicatie;
- voor het versturen van nieuwsbrieven;
- ter preventie van fraude en/of misbruik van positie;
- ten behoeve van IT- en netwerkbeveiliging.
De gegevens zijn enkel toegankelijk voor de betrokkenen via een persoonlijke logincode op de afgeschermde webpagina MYKKUSH via www.kkush.be alsook voor de Algemene Secretaris van de Vergadering der Afgevaardigden vzw dan wel voor de IT-verantwoordelijken ten behoeve van IT- en netwerkbeveiliging.
Eventuele beslissingen omtrent het mandaat van de betrokkene, zijn enkel toegankelijk voor de betrokkene zelf, de Algemene Secretaris van de Vereniging der Afgevaardigden vzw, de sectieleden, de contactpersonen van de aangesloten clubs.
De gegevens worden onmiddellijk na het bekendmaken aan de Algemene Secretaris van de Vergadering der Afgevaardigden van het beëindigen van het mandaat, definitief verwijderd. Indien de betrokkene wel nog lid blijft van een aangesloten club, dan zullen de persoonsgegevens conform artikel II.2) van deze privacyverklaring worden verwerkt.

3. Geen openbaarmaking van persoonsgegevens aan derden

De Vergadering der Afgevaardigden vzw zal de verkregen persoonsgegevens niet openbaar maken aan derden, tenzij wanneer het noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden:
Zo doet de Vergadering der Afgevaardigden vzw beroep op een derde partij voor:
- het onderhoud, optimalisering en update van de website www.kkush.be en van de mailserver;
- databankbeheer;
- het houden van de boekhouding;
- het afsluiten van verzekeringspolissen.
De Vergadering der Afgevaardigden vzw heeft met voornoemde partijen (verwerkers) een verwerkersovereenkomst afgesloten waarbij deze verwerker afdoende garanties biedt opdat de verwerking aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en nationale regelgeving voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd.
Indien u verder het gebruik van derde partij cookies op de website www.kkush.be aanvaardt, dan worden uw persoonsgegevens (naam, IP adres, locatie) gedeeld met derden teneinde u op maat gemaakte reclame te kunnen aanbieden. Voor meer informatie over de manier waarop wij met cookies omgaan, kan u ons cookiebeleid raadplegen onderaan onze website.
Onverminderd het voorgaande is het evenwel mogelijk dat de Vergadering der Afgevaardigden vzw de verkregen persoonsgegevens openbaar maakt aan bevoegde autoriteiten:
- wanneer de Vergadering der Afgevaardigden vzw hiertoe verplicht is op grond van de wet of in het kader van een gerechtelijke of een toekomstige gerechtelijke procedure en
- ter vrijwaring en verdediging van de rechten van de Vergadering der Afgevaardigden.
Alle personen die namens de Vergadering der Afgevaardigden vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

4. Passende technische en organisatorische maatregelen

De Vergadering der Afgevaardigden vzw neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens van de betrokkenen te beschermen tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging, tegen toevallig verlies evenals iedere andere niet toegelaten verwerking van persoonsgegevens.
De betrokkenen die toegang krijgen via de afgeschermde website MYKKUSH zijn er te allen tijde toe gehouden om de logingegevens geheim te houden en deze nooit mee te delen aan derden. De betrokkenen zijn derhalve aansprakelijk voor de handelingen die gesteld worden door het gebruik dat wordt gemaakt van de logingegevens. Wanneer de betrokkene vaststelt dat een derde toegang heeft genomen tot diens account zal deze betrokkene gehouden zijn om diens wachtwoord onmiddellijk te wijzigen en om contact op te nemen met de Vergadering der Afgevaardigden vzw.

5. Rechten van de betrokkenen

De betrokkene kan te allen tijde rechten kosteloos uitoefenen met betrekking tot de verwerking van diens persoonsgegevens. Deze rechten zijn als volgt:
- recht op inzage tot de persoonsgegevens;
- recht op rectificatie, vervolledigen of update van de persoonsgegevens;
- recht op schrapping van persoonsgegevens;
- recht op beperking van de verwerking van persoonsgegevens voor zover daartoe enige grond bestaat;
- recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens;
- recht van bezwaar/verzet tegen de verwerking van persoonsgegevens.
Indien de betrokkene geen nieuwsbrieven wenst te ontvangen, dan kan deze zich op elk moment uitschrijven door te klikken op de knop “uitschrijven”, zoals onderaan voorzien in elke e-mail van de Vergadering der Afgevaardigden vzw.
Om voornoemde rechten te kunnen uitoefenen en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen, dient de betrokkene aan de Vergadering der Afgevaardigden vzw een bewijs van diens identiteit te verschaffen. De Vergadering der Afgevaardigden vzw vraagt dan ook om bij de uitoefening van deze rechten een kopie van de voorzijde van de identiteitskaart toe te voegen aan de schriftelijke aanvraag van de betrokkene.
De Vergadering der Afgevaardigden vzw zal de aanvraag beantwoorden binnen redelijke termijn en uiterlijk binnen de 30 dagen. Gelieve er rekening mee te houden dat deze periode slechts begint te lopen wanneer de Vergadering der Afgevaardigden vzw de aanvraag heeft ontvangen en alle vereiste informatie om te voldoen aan de aanvraag, ontvangen heeft.
De betrokkene kan zijn rechten uitoefenen door een verzoek te richten aan de Vergadering der Afgevaardigden vzw via secretarisgeneraal@vda-add.be of per brief op haar maatschappelijke zetel.
Indien de betrokkene zich niet kan vinden in de manier waarop de Vergadering der Afgevaardigden vzw omgaat met diens persoonsgegevens, kan de betrokkene steeds een klacht indienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
contact@adp-gba.be

6. Update privacyverklaring

De Vergadering der Afgevaardigden vzw is gerechtigd om deze privacyverklaring te updaten door een nieuwe versie te plaatsen op de website www.kkush.be. Het is in dat kader dan ook aanwezen om regelmatig de website en de betreffende pagina waarop de privacyverklaring wordt weergegeven, te raadplegen om zeker te zijn dat u kennis heeft van mogelijke wijzigingen.
Elke aanpassing zal evenwel worden gepubliceerd op de website www.kkush.be en/of ter kennis worden gebracht per e-mail.

In geval van betwisting is de Nederlandse tekst doorslaggevend.